Toda unidade escolar deve ter um arquivo bem instalado, organizado e atualizado, de forma a oferecer informações aos seus usuários, com rapidez e presteza.
A unidade escolar tem que ter um arquivo ágil e moderno; um arquivo exemplar, informatizado, se possível. As tarefas da Secretaria Escolar têm, essencialmente, um caráter de registro de documentação, entretanto vivemos agora o tempo da velocidade da informação, assim a racionalização e a simplificação dos registros e arquivamento de documentos escolares são necessárias e urgentes. Do contrário, a unidade escolar estará expondo seu nome a justificadas críticas. O responsável direto por tudo isto é o (a) Secretário (a) Escolar.
A respeito das técnicas de arquivamento, elementos básicos de arquivamento são a classificação e a codificação. Inicialmente, precisa-se considerar o que será arquivado, de forma a beneficiar o maior resultado e eficiência do trabalho e a organização interna de uma instituição de ensino.
Como enfatizado anteriormente todo arquivo tem seu tempo de existência, em razão da necessidade de manipulação, utilização, consulta, etc. Após esse tempo, deve ser destruído ou incluído no arquivo morto, que por sua vez, incide em um local onde são guardados os documentos que, ainda não estejam sendo utilizados no momento, podem ser úteis no futuro.
Os métodos de classificação, normalmente usados em sistemas de pastas suspensas ou dentro de pastas (tipo A-Z, com fichário etc.) e caixas, principalmente quando há vários documentos ou papéis, são:
Método alfabético: normalmente usado em ordem crescente (de A até Z), é útil pela facilidade de organização de localização de documentos.
Arquivamento por assunto: ainda utiliza-se a ordem alfabética, contudo sem colocar nomes de pessoas ou de documentos, mas sim assuntos referentes a essas pessoas e documentos.
Método numérico: ao invés de usar letras, como no método anterior, usam-se números, geralmente em ordem crescente também. É mais útil em documentos como relatórios paginados e outros documentos em que há numeração de código ou páginas.
Método eletrônico: programas ou sistemas informatizados geralmente não usam papéis, e podem usar as formas de classificação acima comentadas. Porém, é sempre importante o sistema conter campos de busca de dados e opção de cópia de segurança (backup) ou de impressão, a fim de impedir a perda de dados ou arquivos.
Fonte: Portal Educação